Мы используем файлы cookie, чтобы делать сайт удобнее. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь на обработку данных и с политикой их использования
Связаться с нами
Менеджер свяжется с вами удобным способом
Участие в крупной отраслевой, международной выставке решает множество бизнес-задач, от расширения рынка сбыта и налаживания полезных связей до рекламы продукта и повышения имиджа бренда. Но, чтобы презентация прошла с максимальным эффектом, оправдав все ожидания, необходима качественная предварительная подготовка. Опытные экспоненты начинают ее за полгода до события, а минимальный срок составляет 3-4 месяца. Что в нее входит и с чего начать? Наши эксперты представляют чек-лист для участника выставки: как подготовить команду к мероприятию.
Первый этап: подача заявки и подготовка стенда
При заполнении заявки следует внимательно ознакомиться с правилами, условиями организаторов. Необходимо проработать несколько моментов:
- изучить требования организаторов. Например, высота, количество стен, наличие информационных табличек, правила монтажа электрокабелей, напольных покрытий, разрешенные материалы;
- определить цели/задачи участия в мероприятии. Что компания хочет получить в итоге: найти новых партнеров, увеличить количество продаж, завести полезные связи или сделать акцент на поиске зарубежных поставщиков;
- выбрать местоположение стенда: оно должно быть максимально выгодным, на пути основных потоков посетителей;
- определиться с бюджетом мероприятия. В статью расходов входят: аренда площадки, регистрационный сбор, разработка с изготовлением стенда, печать/изготовление рекламных материалов, покупка/аренда оснащения, транспортировка, проезд, а также проживание сотрудников компании. При грамотном планировании некоторые расходы можно сократить или исключить.
После подтверждения участия, бронирования места с указанием номера, размера выставочной площадки, можно приступать к заказу стенда. Лучше всего доверить исполнение проекта проверенной компании-застройщику, которая плотно сотрудничает с крупнейшими отечественными выставочными комплексами: такой, как «MKE EXPO».
При разработке проекта особое внимание уделяется нескольким нюансам:
При разработке проекта особое внимание уделяется нескольким нюансам:
- размер площадки, ее конфигурация, высота потолков, ширина проходов;
- расположение стенда относительно входов, других экспозиций, зон отдыха, конференц-залов;
- доступ к электрическим розеткам, щиткам для прокладки кабелей, интернету, воде, схема расположения коммуникаций;
- стенд должен привлекать внимание, иметь узнаваемые цвета, фирменную символику, при этом радикально отличаться от конкурентов;
- качественно прорабатывается концепция выставочной зоны, с учетом специфики деятельности, предложений бренда, спектра задач на данное мероприятие;
- при планировке выделяются зоны для персональной работы с клиентами, промо-акций, розыгрышей, размещения образцов продукции со свободным доступом к экспозиции. Обязательно предусматриваются места для отдыха, переговорные для важных персон;
- все видимые участки декорируются: цветом, световыми эффектами. На них размещаются рекламные плакаты, интерактивные экраны, на которых демонстрируются презентации, технологические процессы, анимационные или видеоролики;
- назначение функциональных зон (для презентаций и рекламных акций, отдыха, переговоров, мини-кафе) должно быть четко обозначено. Применяются световые и обычные указатели, стойки менеджеров, цветная или светодиодная напольная разметка.
Чтобы ваш стенд стал магнитом для посетителей и успешно донёс ценности вашего бренда, его фундамент — дизайн-проект — должен быть готов заблаговременно.
Важный срок: Вы должны согласовать этот проект с техническим специалистом организатора минимум за месяц до начала монтажных работ. Только так можно гарантировать, что все ваши идеи и технические требования будут учтены и реализованы без проблем.
Не откладывайте: Обязательно позаботьтесь обо всех дополнительных услугах до заключения основного договора. Сюда входит заказ охраны, персонала (бариста и т.п.), организация хранения экспонатов и услуги по уборке.
Важный срок: Вы должны согласовать этот проект с техническим специалистом организатора минимум за месяц до начала монтажных работ. Только так можно гарантировать, что все ваши идеи и технические требования будут учтены и реализованы без проблем.
Не откладывайте: Обязательно позаботьтесь обо всех дополнительных услугах до заключения основного договора. Сюда входит заказ охраны, персонала (бариста и т.п.), организация хранения экспонатов и услуги по уборке.
Второй этап: подбор команды
Организация участия в выставке включает отбор сотрудников, которые будут представлять бренд. При выборе нужно ориентироваться на ряд факторов:
- опыт участия в мероприятиях подобного масштаба;
- грамотная речь, способность максимально просто, ярко подать продукцию фирмы;
- при проведении развлекательных акций, опросов в команду включаются интервьюеры, шоу-персонал;
- если на площадке оборудовано кафе или барная стойка, бренд представляет пищевую продукцию, нужны официанты, бармен;
- если ожидаются визиты иностранных делегаций, требуется установить контакт с представителями зарубежных компаний, в команде должен присутствовать переводчик.
Количество стендистов напрямую зависит от масштабов выставки, желаемого результата. Один сотрудник за выставочный день приносит до двадцати «горячих» контактов с потенциальными партнерами или клиентами. Соответственно, команда из пяти человек за один день сможет провести переговоры с сотней посетителей. Плюс нужны руководитель группы или топ-менеджер, представители отдела продаж, технический персонал.
Третий этап: выбор необходимых материалов, оборудования
Для организации рабочего пространства и обеспечения деятельности сотрудников на выставке необходимо приобрести или арендовать оснащение, а также подготовить все расходные материалы.
Лучшее решение — согласовать всё оборудование с застройщиком.
Это исключает лишние затраты на транспортировку и гарантирует работоспособность каждого прибора. Опыт застройщика позволит учесть и реализовать все технические нюансы: от разрешений на использование и монтажа, до обеспечения точек подключения электричества, интернета и других важных аспектов.
Лучшее решение — согласовать всё оборудование с застройщиком.
Это исключает лишние затраты на транспортировку и гарантирует работоспособность каждого прибора. Опыт застройщика позволит учесть и реализовать все технические нюансы: от разрешений на использование и монтажа, до обеспечения точек подключения электричества, интернета и других важных аспектов.
- мебель: столы, стулья или кресла, холодильные и простые витрины, стеллажи;
- оборудование: светодиодные панели, видеостенды, экраны, ноутбуки, планшеты, видеопроекторы, аудиоаппаратуру с качественными динамиками, различные гаджеты, сенсорные стойки для знакомства посетителей с продукцией и разработками фирмы;
- зарядные устройства, PowerBank, удлинители, кабели для подключения техники, электроники, мобильных устройств;
- образцы продукции, техники, технологий, информация об инновационных разработках;
- полиграфические материалы: каталоги, буклеты, листовки, флаеры, визитки, а также масштабные плакаты, наклейки или постеры с QR-кодами, ведущими на сайт компании.
Стоит заказать брендированные сувениры: канцелярские мелочи (блокноты, ежедневники, ручки, карандаши), кружки, небольшие образцы продукции фирмы, кепки, сумки. А также любые предметы, подходящие под формат выставки. Например, на сельскохозяйственном форуме можно раздавать образцы семян в красочных упаковках или мешочках.
Чек-лист для участника выставки
За несколько дней до события необходимо проверить готовность:
- план выставочного стенда полностью готов, согласован с организаторами, а его дизайн и декор полностью устраивают;
- застройка площадки завершена, подвезены и установлены мебель, экраны, компьютеры, проекторы, габаритные экспонаты;
- подготовлены раздаточные материалы, флешки с демонстрационными материалами, есть доступ в интернет;
- имеются в достаточном количестве визитки, рекламные брошюры и прайсы, красочные каталоги, буклеты – в превосходном качестве и с фирменной символикой. Дополнительно можно предусмотреть пробники, небольшие сувениры для посетителей, дорогие презенты для клиентов и партнеров, высокопоставленных лиц;
- команда подготовлена, все выступления и активности на выставке проработаны, полномочия распределены, а их внешний вид аккуратен и соответствует фирменному стилю.
Команда «MKE EXPO» готова обеспечить успех вашей презентации через комплексное создание стенда «под ключ».
Мы берем на себя полный цикл работ:
Мы берем на себя полный цикл работ:
- Разработка уникального дизайн-проекта и конструкторская подготовка.
- Согласование проекта с технической службой организаторов.
- Детальный учёт и реализация каждого элемента дизайна.
- Обеспечение подключения всех необходимых устройств.
- Сборка конструкций и оформление стенда «под ключ».
- Демонтаж по окончании мероприятия.
Заказать
выставочный
стенд
выставочный
стенд
Составим коммерческое предложение, учитывая ваши потребности и предпочтения
Заполните анкету и получите индивидуальное коммерческое предложение